Первые 7 дней с прослеживаемостью: памятка импортёра 2026

Зачем нужна эта неделя

Прослеживаемость работает так: каждой партии импортного товара ФНС присваивает уникальный номер РНПТ. Этот номер идёт с товаром до конечного потребителя. Если компания ввезла товар из перечня по постановлению Правительства РФ № 1110 — она автоматически попадает под четыре обязанности: получить РНПТ, отразить его в декларации на товары, передавать в счетах-фактурах покупателям и сдавать ежеквартальный отчёт КНД 1169008.

Срок подачи первого отчёта — 25 число месяца, следующего за кварталом, в котором прошла первая операция. За пропуск — штраф по ч. 2 ст. 15.49 КоАП РФ: от 1 000 ₽ до 1 000 000 ₽ юрлицу. Чтобы первый отчёт сдать без ошибок, нужна подготовка. Семь дней — реальный срок, чтобы пройти все шаги без аврала.

День 1: проверить, попадают ли товары в перечень

Откройте постановление Правительства РФ № 1110 от 01.07.2021 (действующая редакция). В приложении — таблица из 16 групп товаров с кодами ТН ВЭД и описанием. На 2026 год в перечень включены:

• холодильники, морозильники, стиральные машины бытовые;
• мониторы, проекторы, экраны для проекции;
• детские автокресла;
• детские коляски;
• отдельные виды электронных интегральных схем;
• прочие изделия из чёрных металлов (часть позиций ТН ВЭД 7308, 7326);
• трубы из чёрных металлов отдельных позиций;
• колёса и спецтехника отдельных позиций;
• и ещё восемь групп — полный список смотрите в приложении к ПП РФ № 1110.

Сервис «Проверка прослеживаемости» на сайте ФНС позволяет вбить код ТН ВЭД или РНПТ и проверить статус. Используйте его как точку контроля — он бесплатный и не требует регистрации.

День 2: получить РНПТ на остатки

Если товар уже был ввезён до подключения к прослеживаемости и лежит на складе — РНПТ нужно получить отдельно. Подаётся уведомление об остатках (КНД 1169011) через личный кабинет налогоплательщика. Срок — нет жёсткого, но без РНПТ продавать остатки нельзя: счёт-фактура без номера не пройдёт у покупателя.

Что подготовить:

• инвентаризацию по каждому товару из перечня (наименование, ТН ВЭД, количество, единицы);
• номера деклараций на товары, по которым ввозили партии;
• электронную подпись для отправки уведомления через ЛК ФНС.

ФНС присвоит РНПТ в течение одного рабочего дня и пришлёт квитанцию. Сохраните её — она подтверждает основание для каждого РНПТ.

День 3: настроить учётную систему

В 1С, СБИС, «Контур.Экстерн» и других системах поле «РНПТ» есть в карточке товара или партии — но по умолчанию оно не заполняется. Что настроить:

• В номенклатуре — отметить позиции, которые относятся к прослеживаемым. В 1С это галочка «Подлежит прослеживаемости» в карточке товара.
• В партионном учёте — хранить РНПТ по каждой партии отдельно. Один товар на одном складе может иметь несколько РНПТ, если он ввозился разными декларациями.
• В формах счёта-фактуры — включить вывод РНПТ в графах 11–13. На бумажном бланке это столбцы «Регистрационный номер партии товара», «Количественная единица измерения товара», «Количество товара».
• В формах УПД — то же самое для универсального передаточного документа.

Без этих настроек первичные документы будут уходить покупателям без РНПТ — а это уже нарушение со стороны вашей компании, и налоговая может выставить штраф каждому из вас по ч. 2 ст. 15.49 КоАП РФ.

День 4: проверить счета-фактуры поставщиков

Если ваша компания не ввозит товар сама, а покупает у российского поставщика, который ввёз ранее, — РНПТ должен прийти к вам в его счёте-фактуре. Проверьте:

• стоят ли РНПТ в графах 11–13 во входящих счетах-фактурах за последние 6 месяцев;
• совпадает ли количество и единица измерения с накладной;
• есть ли соответствие в УПД, если поставщик работает по нему.

Если поставщик не ставит РНПТ — это его ошибка, но проблема ваша. Запросите письменно и сохраните переписку: она покажет, что вы запрашивали РНПТ у поставщика. В крайнем случае — поднимите вопрос о возврате партии или замене документов.

День 5: подготовить шаблон отчёта

Форма отчёта — КНД 1169008, утверждена приказом ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@. Отчёт состоит из семи блоков (разделы 8–14 декларации в электронном виде):

• остатки на начало квартала;
• поступление через импорт;
• поступление от внутренних поставщиков;
• реализация физическим лицам, не плательщикам НДС, и на экспорт;
• передача в производство и собственное потребление;
• прочее выбытие (списание, утилизация, недостачи);
• остатки на конец квартала.

Каждая операция фиксируется отдельной строкой с указанием РНПТ, количества и стоимости. Скачайте бланк с сайта ФНС, заполните вручную данные за уже прошедшие операции — это займёт час-два и покажет, какие данные в учёте не структурированы.

Если в этой точке видно, что учёт не готов, — остановитесь и поднимите вопрос с программистом 1С или внешним консультантом. Отчёт с десятками ошибок гарантирует штраф за недостоверные сведения.

День 6: настроить передачу РНПТ покупателям

РНПТ передаётся дальше по цепочке. Если ваш покупатель — юрлицо или ИП на ОСНО, ему нужен РНПТ от вас. Что проверить:

• в исходящих счетах-фактурах за последний месяц — стоят ли РНПТ в графах 11–13;
• в товарных накладных — указано ли количество товара с прослеживаемостью;
• в УПД — заполнен ли соответствующий блок;
• если вы работаете через ЭДО — настроены ли реквизиты в шаблонах документов.

Если покупатель — физлицо или ИП на УСН/патенте — РНПТ передавать не нужно, но в собственном отчёте КНД 1169008 такую реализацию вы покажете отдельной строкой в разделе «реализация неплательщикам НДС».

День 7: занести сроки в календарь

Открываем календарь бухгалтера и ставим пять напоминаний — четыре отчётных + одно резервное:

• 25 апреля — отчёт за I квартал;
• 25 июля — отчёт за II квартал;
• 25 октября — отчёт за III квартал;
• 27 января (25-е выпадает на выходные) — отчёт за IV квартал;
• 20 числа каждого «отчётного» месяца — внутренняя сверка журнала РНПТ с учётной системой.

За семь дней подготовка закончена. Дальше — рутина: каждую партию завести в учёт с РНПТ, передать его покупателю и раз в квартал свести в отчёт. Если процессы выстроены — это занимает у бухгалтера несколько часов в квартал, не больше.

Что делать, если уже пропустили срок

Если 25 число уже прошло, а отчёт не сдан — действуйте по такому порядку:

1. Подайте отчёт прямо сейчас. Даже с опозданием — это смягчающее обстоятельство по п. 1 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ. Чем раньше, тем сильнее аргумент.
2. Соберите доказательства статуса МСП. Выписка из Единого реестра субъектов МСП — фундамент для замены штрафа на предупреждение по ст. 4.1.1 КоАП РФ.
3. Проверьте срок давности. Один год от срока подачи каждого отчёта (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). По старым эпизодам есть шанс прекратить производство.
4. Не отвечайте на требования инспекции вслепую. Любое объяснение «забыли», «бухгалтер уволился», «не знали» — работает против вас. Лучше написать нейтрально: «отчёты сданы такого-то числа, готовы предоставить пояснения по конкретным позициям».

Как мы добились замены штрафа по СПОТ на предупреждение — в кейсе про 480 000 ₽ штрафа, который заменили на предупреждение в АС МО.